Aller le contenu

Microsoft SharePoint: Travaillons ensemble, mais à distance

« Le travail en équipe ne doit pas se limiter au lieu où vous vous trouvez ». C’est effectivement le message que Microsoft tente de communiquer grâce à SharePoint. Avec la création de sites web dynamiques d’entreprises (qui peuvent comporter du contenu de toutes sortes, un moteur de recherche et des forums), des personnes peuvent travailler ensemble avec l’application qui a eu la croissance la plus rapide de tous les produits de Microsoft. Il est donc impératif de comprendre comment Microsoft SharePoint peut être utile pour les utilisateurs qui veulent collaborer en temps réel et à distance.

Travail à distance sur un ordinateur portable

D’abord, on en vient à se demander ce qu’est Microsoft SharePoint et comment les personnes peuvent facilement collaborer à distance. Il faut dire que ce n’est pas qu’un simple logiciel, mais bien une plateforme comprenant une série de logiciels sur laquelle les équipes de travail peuvent collaborer, accéder, gérer et partager des données depuis n’importe quel emplacement. Que ce soit sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone cellulaire, chaque personne peut facilement accéder à cette application. La plateforme dite collaborative et basée sur le Web permet une gestion de contenu très efficace afin d’aisément stocker, organiser, partager et consulter les informations de façon sécuritaire.

Avec Microsoft SharePoint, chaque personne de l’entreprise peut créer des sites Internet et des pages Web comportant des listes d’informations, des formulaires et des bibliothèques de documents partageables entre toutes les personnes de l’entreprise. Comme dans n’importe quel site web, il est possible d’ajouter des composantes dans les pages, tels que du texte, des images et des documents, afin de mettre en forme et de personnaliser le contenu à sa guise. Il est également possible de présenter des éléments visuels, des informations et des mises à jour grâce à une interface moderne et personnalisable. Par ailleurs, le stockage des fichiers dans le « cloud » permet que toutes les personnes de l’entreprise puissent travailler conjointement et ce, en toute sécurité.

Appareils de cloud computing

La création de site web sur SharePoint varie selon le type de site à créer. On y retrouve d’abord les sites d’équipe qui permettent de: collaborer sur des projets, de consulter des informations et des actualités à propos de l’équipe, en plus d’avoir accès à un calendrier et des tâches partagées. La création d’un site d’équipe permet également d’obtenir une adresse de messagerie pour le groupe, ainsi qu’un groupe Office 365 qui permet de facilement collaborer avec l’équipe de travail, de partager des documents et d’effectuer le suivi des événements. Il est également possible d’y ajouter d’autres propriétaires et des membres. Tous les membres du site peuvent créer et personnaliser des pages, des bibliothèques de documents et des listes.

Les sites de communication, quant à eux, permettent de partager des actualités et des informations à plus grande échelle avec un public étendu (hors de l’entreprise) avec l’aide de dispositions modernes et visuelles. Les différents modèles proposés sont :

  • Sujet: pour le partage d’une grande quantité d’informations 
  • Présentation: pour présenter un produit ou un événement
  • Vierge: afin de donner vie à la conception de la page. 

Le choix du type de site dépend des besoins de l’entreprise et des individus. Toutefois, dans les deux types de sites, la personne qui l’a créé doit choisir un nom et écrire une description appropriée, en plus de définir les paramètres de confidentialité public ou privé (uniquement pour les sites d’équipe).

Capture d'écran d'une nouvelle page de site d'équipe, générée par Microsoft Sharepoint.

Concernant le partage de documents dans l’entreprise avec Microsoft SharePoint, il faut dire que les fichiers et les documents qui sont stockés sur un site sont disponibles pour tous les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires. Toutefois, il est également possible de les partager avec des personnes qui n’ont pas les accès préalablement requis. Chaque utilisateur a la possibilité de permettre que son document soit modifiable par quiconque, ou bien disponible uniquement pour affichage. Il est également possible de permettre à des personnes spécifiques de modifier ou de consulter le document grâce à un lien qui peut être envoyé uniquement aux personnes désirées.

Grâce à un abonnement avec Microsoft Office 365, le service SharePoint est accessible pour tous les employés  de l’entreprise. Ceux-ci peuvent aisément créer des sites Web afin de partager des documents et des informations avec leurs collègues et, au besoin, avec des partenaires et des clients. De plus, ils peuvent accéder aux autres sites Web créés par les autres personnes faisant partie de l’entreprise. L’utilisation de la plateforme Microsoft SharePoint est donc un « must » pour bien travailler en collaboration afin d’améliorer l’efficacité globale en centralisant les flux d’informations et en fournissant une bonne gestion des documents de l’entreprise.

Logo de Microsoft Office 365

En conclusion, certaines personnes se demandent encore quels sont les avantages à travailler et à collaborer à distance au lieu d’être tous dans un même endroit. Bien que la pandémie de la COVID-19 ait changé les habitudes de vie de la grande majorité des citoyens et des citoyennes, à cause du confinement imposé par les gouvernements, collaborer à distance est devenu une pratique incontournable afin que tous les membres d’une même entreprise puissent facilement travailler et échanger entre eux. L’accessibilité actuelle aux outils numériques facilite énormément la collaboration à distance. C’est ainsi que Microsoft SharePoint peut aider les travailleurs et les travailleuses à: 

  • Rédiger et gérer des documents en coédition en temps réel
  • Partager des fichiers 
  • Coordonner des projets. 

Ceux-ci peuvent utiliser la même plateforme qui centralise les informations et les données et ainsi améliorer l’efficacité de l’entreprise. Par ailleurs, il est important de noter qu’environ 85% des entreprises qui font partie du classement Fortune 500 utilisent SharePoint, qui leur a aidé à accroître l’efficacité opérationnelle de leurs entreprises.

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.