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Guide pour faire des présentations PowerPoint accessibles

L’accessibilité est un enjeu essentiel. Autant sur les appareils électroniques que dans la vie de tous les jours, chaque individu, porteur ou non d’un handicap quelconque, doit pouvoir interagir avec l’ensemble de tous les contenus qui lui sont offerts. Microsoft PowerPoint, comme n’importe quel autre logiciel, n’échappe pas à ces normes d’accessibilité. Pour créer une présentation PowerPoint, diverses règles doivent être minutieusement respectées. Voici un guide pour vous permettre de faire des présentations accessibles.

Présentation PowerPoint

Créer une présentation PowerPoint accessible

Utilisation de masque des diapositives

Un masque des diapositives permet de stocker des informations sur le thème et les mises en page d’une présentation. Il comporte des informations telles que : l’arrière-plan, la couleur, les polices de caractères, les effets, la taille des espaces réservés et le positionnement. Dès lors, cela permet de créer une présentation accessible.

Il est préférable d’appliquer un masque des diapositives avant d’en créer une nouvelle. Pour ce faire, vous devez cliquer sur l’onglet « Affichage », puis sélectionner « Masque des diapositives ». Par la suite, vous pouvez utiliser les sous-menus « Mise en page du masque » et « Insérer un espace réservé ».

Les masques de diapositives permettent une présentation homogène. En d’autres mots, les diapositives pourront contenir toutes les mêmes polices de caractère et les mêmes images. Il est donc essentiel de créer autant de masques que de types de diapositives nécessaires. De plus, quand vous modifiez un masque des diapositives, les modifications apportées sont répercutées dans toutes les diapositives qui suivent ce masque.

Un point important est le suivant : Il est préférable d’éviter d’ajouter des zones de texte ou des images directement dans la présentation à partir du menu « Insertion ». Le mieux est d’écrire du texte directement dans les espaces préalablement réservés. Cela évitera des problèmes au niveau de l’ordre de lecture.

Masque des diapositives

Propriétés de la présentation PowerPoint

Des utilisateurs peuvent se servir de leur lecteur d’écran dans PowerPoint. Pour qu’un lecteur d’écran puisse correctement lire le contenu des différentes diapositives, le plus important est d’abord de définir la langue principale utilisée dans la présentation. La langue peut être choisie ou modifiée dans le menu « Fichier », suivi de « Options » et « Langue ».

Il est également essentiel d’inclure le titre, l’auteur et les mots-clés dans la présentation PowerPoint. Pour ce faire, il faut aller sur le menu « Fichier », puis sur l’onglet « Informations », et enfin les éléments se retrouvent dans la zone « Propriétés ». Ces informations servent principalement de métadonnées. De plus, ils pourront être accessibles directement à partir d’un clic sur le fichier dans l’explorateur Windows.

Information sur le PowerPoint

Éléments d’accessibilité de base

Voici quelques éléments de base afin de rendre une présentation PowerPoint complètement accessible :

–        Dans toutes les diapositives d’une présentation, il est primordial d’inclure un titre spécifique et unique dans la zone « Cliquer pour ajouter un titre ». Le titre peut être invisible à l’œil nu, tant qu’il peut être lu par les lecteurs d’écran.

–        Lors de la rédaction de texte, il est préférable d’éviter d’utiliser des abréviations. Les lecteurs d’écrans peuvent avoir de la difficulté à bien prononcer ces mots.

–        Concernant la police de caractère, le mieux est d’en utiliser une « sans serif », c’est-à-dire sans empattement. Arial, Helvetica et Verdana sont des polices populaires. De plus, il est préférable que la taille de la police soit à 12 pixels minimum, ou 30 pixels minimum si le PowerPoint est présenté grâce à un projecteur.

–        Même si ça parait plus joli, la justification du texte est à proscrire. Cela peut avoir un impact négatif sur la lisibilité en raison de la variation de l’espacement entre les mots et les lettres.

–        Les listes à puces ou les listes numérotées doivent impérativement être créées à partir de l’onglet « Puces ».

–        Il est important d’annoncer les liens qui déclenchent l’ouverture d’une nouvelle fenêtre.

–        Concernant l’utilisation des tableaux, ceux-ci doivent être bien structurés. Il est donc primordial d’éviter de fusionner des cellules, d’insérer des images ou de laisser des cellules vides. De plus, il est essentiel d’insérer un tableau et ne pas utiliser la fonction « Dessiner un tableau ».

Comment insérer un tableau dans PowerPoint

Attention aux couleurs et au contraste!

Même si vous ne le remarquez pas, il y a parfois des problèmes de contraste entre les couleurs du texte et l’arrière-plan d’une présentation PowerPoint. Le contraste entre deux couleurs peut être facilement vérifiable avec l’outil Contrast Checker ou le logiciel Colour Contrast Analyser. Pour les outils de vérification de contraste présents sur Internet, vous n’avez qu’à entrer la couleur d’avant-plan et celle d’arrière-plan pour vérifier si le contraste entre les deux est bon.

La présentation visuelle du texte et des images de texte doit avoir un rapport de contraste d’au moins 4,5: 1. Pour ce qui est du texte de grande taille et des éléments graphiques porteurs d’information, le rapport de contraste doit être d’au moins 3: 1;.

Par ailleurs, il faut s’assurer que la couleur n’est pas le seul moyen de communiquer l’information. Certaines personnes perçoivent mal les couleurs. Il est donc nécessaire d’utiliser un moyen alternatif pour diffuser l’information. L’utilisation de formes ou de symboles supplémentaires est un bon exemple.

Moyen alternatif aux couleurs pour distinguer l'information
Dans le jeu « Among Us », l’information est communiqué par la couleur et les symboles.

Qu’en est-il des images et des graphiques?

Il est plutôt rare de voir des présentations PowerPoint sans images. Toutefois, toutes les images de toutes les diapositives doivent contenir du texte de remplacement. Ceci permet à ce que des personnes aux prises avec des handicaps puissent comprendre leurs représentations (seules les images décoratives peuvent ne pas avoir de description). Le texte de remplacement d’une image doit être inclus dans la fenêtre contextuelle « Format de l’image », suivi du menu « Texte de remplacement » et enfin dans l’encadré « Description ».

Pour ce qui est de l’utilisation de graphiques et de schémas, une alternative intéressante est l’utilisation du composant « SmartArt ». Toutefois, il ne faut pas oublier d’y inclure aussi la description informative du contenu des graphiques.

Il est important de rappeler que le texte de remplacement sert à communiquer l’objectif des éléments visuels de manière précise et succincte. Il ne faut donc pas répéter le texte d’une légende adjacente, puisque les lecteurs d’écran lisent à la fois la légende et le texte de remplacement.

Fenêtre de texte de remplacement dans PowerPoint

Présence de contenu audio et vidéo sur PowerPoint

En termes d’accessibilité, la présence de contenu audio et vidéo est possible sur PowerPoint. Il faut simplement que les règles soient bien respectées pour les utilisateurs avec des problèmes de vision ou de surdité. En premier lieu, il est important d’empêcher toute lecture automatique de contenu vidéo et audio (sauf s’il s’agit d’une piste audio d’ambiance). Dans le cas d’un contenu audio, il faut uniquement fournir une transcription intégrale.

Dans le cas des contenus vidéos, des éléments spécifiques doivent être employés :

–        Fournir des sous-titres

–        Fournir une audiodescription

–        Utiliser des vidéos sans flashs rapides

Présence d'une vidéo dans une présentation PowerPoint

Tester l’accessibilité de la présentation PowerPoint

Des outils de vérification de l’accessibilité existent dans le logiciel de Microsoft. Pour PowerPoint (à partir de la version 2010), il se situe dans l’onglet « Fichiers », suivi de « Vérifier la présence de problèmes » et enfin sur « Vérifier l’accessibilité ». Une inspection entière se fera de la présentation et les différents problèmes d’accessibilité seront affichés. Les erreurs et les avertissements devront être réglés pour rendre la présentation complètement accessible.

D’autres vérifications peuvent être faites par la suite. Par exemple, il peut y avoir des tests avec des synthèses vocales telles que JAWS et NVDA. Ces lecteurs d’écran permettent de constater comment les diapositives sont naviguées. Pour faire des changements dans l’ordre de lecture, il faut aller dans le groupe « Dessin » (à partir de l’onglet « Accueil »), cliquer sur « Organiser » et ensuite sur « Volet Sélection ». À partir de ce menu, il sera possible de modifier l’ordre de lecture des éléments de la diapositive.

Par ailleurs, il est préférable de limiter l’utilisation des transitions et des animations même si celles-ci créent un côté dynamique à la présentation PowerPoint. Il faut donc faire une utilisation minutieuse d’animations décoratives. Un autre élément à éviter dans les diapositives est le regroupement d’éléments visuels. En effet, le regroupement modifie l’information qui est lue par les lecteurs d’écran.

Fenêtre de vérificateur d'accessibilité dans PowerPoint

D’autres éléments peuvent être pris en compte grâce aux instructions détaillées par Microsoft : https://support.microsoft.com/fr-fr/topic/rendre-vos-pr%c3%a9sentations-powerpoint-accessibles-aux-personnes-atteintes-d-un-handicap-6f7772b2-2f33-4bd2-8ca7-dae3b2b3ef25?ui=fr-fr&rs=fr-fr&ad=fr.

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